Wat als we je zouden vertellen dat er altijd een geheim ingrediënt is voor een perfecte maaltijd? Zoals zout is voor voedsel, zijn inputs voor loonverwerking! Omdat een verkeerde hoeveelheid zout uw gerecht kan bederven, kunnen onnauwkeurige gegevens aan het begin van uw salarisverwerking de kwaliteit van de 'bruto-naar-netto'-berekening in gevaar brengen.
Salarisverwerking heeft een lange weg afgelegd. Doorgaans bestaat elke salariscyclus uit drie hoofdlagen: invoer, verwerking en uitvoer. Hoewel er opmerkelijke vorderingen zijn gemaakt in de verwerkings- en uitvoerlagen, wordt de invoerlaag nog steeds rudimentair beheerd. Of u de salarisadministratie nu intern beheert of via payrollproviders, zelfs de kleinste gegevensfout kan uw hele salarisadministratieproces ruïneren en uw geloofwaardigheid op het spel zetten.
In de mondiale arena, waar grenzen zelden bestaan voor bedrijven, kunnen organisaties te maken krijgen met de complexiteit van het beheer van gegevens die verspreid zijn over meerdere systemen, waaronder HRIS, tijdregistratie en afwezigheidsbeheer. Naast deze complexiteiten, zullen niet-standaardformaten voor het opslaan en onderhouden van gegevens de kans op onnauwkeurigheden in de salarisverwerking vergroten. Om misrekeningen in de salarisadministratie te voorkomen, is het duidelijk noodzakelijk om een nauwkeurige gegevensinvoerlaag te hebben. Hoe kunnen we de kwaliteit van HR-gegevens waarborgen die worden ingevoerd in de payroll-engine?
Hier is het geheime recept voor een nauwkeurige invoerlaag:
- Automatisering van invoergegevensverzameling
Organisaties met verspreide werknemers staan voor de grootste uitdaging van gegevensconsolidatie uit meerdere systemen. Van aanvullende runs tot ziekteverzuimcijfers van werknemers tot basisinformatie over werknemers uit de HRIS, de traditionele salarisadministratie is voornamelijk op papier gebonden en door mensen geleid. Het verzamelen van deze gegevens en het verstrekken ervan aan het in-house payrollteam of de payrollpartner is een arbeidsintensief karwei. De toonaangevende wereldwijde payroll-oplossingen van vandaag bieden geautomatiseerde oplossingen die ervoor zorgen dat uw administratiesysteem naadloos wordt geïntegreerd om fouten of dubbele invoer te voorkomen. Bovendien zorgen deze oplossingen voor een gemakkelijke doorstroming van gegevens. Door het proces te automatiseren, hoeft het salarissysteem de gegevensbestanden niet handmatig aan te passen voordat ze worden opgenomen in de 'bruto-naar-netto'-berekening.
- Kiezen voor preventie boven reactie
Door de gegevens te valideren, kan het payrollteam fouten opsporen en oplossen nog voordat ze zich voordoen. Het proces omvat het duidelijk scheiden en definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden van de maker, controleurs en beoordelaar om gegevens tijdig gevalideerd te krijgen. Met de komst van AI en robotica in HR-technologie zijn de huidige payroll-providers in staat om validatiebots te creëren die handmatige tussenkomst in het validatieproces verder verminderen en zorgen voor maximale nauwkeurigheid.
- Rapporteren en analyseren van gegevens
Bij conventionele salarissystemen worden salarisrapporten pas verstrekt nadat de salarisadministratie is verwerkt. Er zijn niet veel payroll dienstverleners die u een analyse kunnen geven van de input die is ontvangen om de payroll van uw werknemers te verwerken. Stelt u zich eens voor dat u een periodiek invoerrapport en analyse krijgt op basis van de looncomponentfactor of de gegevens van individuele werknemers. Dat kan met moderne salarissoftware. Door deze rapporten op te splitsen, kunt u beter begrijpen waar u de fout in bent gegaan en hoe u toekomstige mogelijkheden van deze fouten kunt elimineren.
- Effectief gebruik maken van ‘selfservice'
Het gebruik van effectieve zelfbedieningssystemen voor managers zorgt voor tijdige communicatie van informatie over de levenscyclus van werknemers in realtime. Dit omvat gegevensinvoer over scheiding/ontslag van werknemers, afwezigheid, aanwezigheidsbeheer enz. Uittreksels uit dit systeem kunnen worden gebruikt als een betrouwbaar invoerbron voor de salarisadministratie en zal verder helpen de nauwkeurigheid van de salarisadministratie te vergroten.
- Global Payroll op een uniform systeem
Consistente en nauwkeurige gegevensinvoer blijft een uitdaging voor organisaties die verouderde systemen en gefragmenteerde salarismodellen gebruiken. In feite zijn deze losgekoppelde oude salarissystemen de belangrijkste reden waarom organisaties big data niet ten volle kunnen benutten. Geünificeerde wereldwijde systemen voor loonbeheer, zoals Neeyamo Pay, geven organisaties de mogelijkheid om gegevens van verschillende locaties te standaardiseren en te verzamelen, wat een enkele bron van waarheid biedt voor de salarisinformatie. Dergelijke platforms maken validaties op meerdere niveaus mogelijk om de nauwkeurigheid en snelheid van gegevens te garanderen.
- Vasthouden aan staats- en landspecifieke naleving
Compliance en salarisadministratie gaan hand in hand. Wanneer uw salarisadministratieproces wordt ondersteund door een proactief compliant raamwerk, is de kans dat uw brongegevens nauwkeurig zijn enorm; uiteindelijk wordt de nauwkeurigheid van de loonadministratie plausibel. Als u er bijvoorbeeld voor zorgt dat de wettelijke wijzigingen worden gecontroleerd, zorgt u er op uw beurt voor dat er geen maand-op-maand loonschommelingen zijn.
Nauwkeurigheid en timing van salarisinvoer is een van de grootste uitdagingen bij de levering en verwerking van salarisadministratie. Onjuist beheer van brongegevens zal leiden tot onjuiste 'bron-naar-bruto'-berekeningen, wat weer leidt tot onjuiste 'bruto-naar-netto'-berekeningen. Daarom wordt het onvermijdelijk om de kwaliteit van de brongegevens te waarborgen om de nauwkeurigheid van de salarisadministratie te bereiken. Met dat geheime ingrediënt toegevoegd, wordt uw wereldwijde loonlijst een heerlijke maaltijd!
