Pensez-vous que la paie globale est un processus complexe pour les entreprises ?
La réponse courte est que la plupart des entreprises multinationales répondraient par un OUI retentissant.
La longue réponse est la suivante. À mesure que les organisations étendent leur présence au-delà des frontières, elles s’engagent à investir dans de nouveaux pays, à identifier des partenaires de la chaîne d’approvisionnement et à comprendre le comportement des clients. Les entreprises ont suffisamment évolué pour offrir une expérience raisonnable en matière de paie et de ressources humaines à leurs employés dans leurs pays primaires et secondaires. Mais ce n’est pas le cas dans les pays « long-tail » où la répartition des employés est faussée.
Qu'est-ce que la paie globale et pourquoi la paie "longue traîne" est compliquée ?
La paie globale peut être définie fondamentalement comme la gestion de l'ensemble de la fonction paie d'une organisation dans tous les pays où elle opère. Les organisations utilisent une solution unique capable d'assurer cette fonction à partir d'un emplacement central. Au fur et à mesure que les multinationales choisissent de s'étendre pour développer leur marché, se rapprocher de leurs clients ou gérer leurs fournisseurs, leur champ d'action s'élargit progressivement.
(IMAGE)
|
Nombre d'employés
|
|
Pays d'origine
|
|
Pays secondaire
|
|
Pays de la longue traîne
|
|
Pays
|
Parfois, la queue de certaines organisations en expansion constante peut être excessivement longue, en raison de la répartition dispersée des employés entre les pays, ce qui entraîne des difficultés à gérer la paie dans tous les pays d'opérations. Cela peut être dû à un manque de connaissance des réglementations en matière de paie dans certains pays, en particulier dans la région à longue échelle, et à l'incapacité de réaliser des économies d'échelle. Ces deux facteurs se traduisent par des défis dans la gestion globale de la paie qui sont classés en trois grandes catégories :
-
Règlements
Il est rare que deux pays aient les mêmes réglementations en matière de paie et d'avantages sociaux, car les réglementations nationales évoluent sans cesse. Au fur et à mesure que les entreprises s'étendent géographiquement, elles ont besoin de suivre l'évolution constante des lois fédérales et étatiques spécifiques aux RH et d'assurer leur conformité, même si le nombre d'employés est relativement faible dans ces pays.
-
Technologie
Lorsque les entreprises opèrent dans un grand nombre de pays, le paiement des employés répartis dans ces pays peut s'avérer difficile en raison de l'utilisation de technologies de paie différentes selon les régions. De plus, avec la nécessité de traiter plusieurs langues, les entreprises peuvent se retrouver prises en tenaille.
-
Gestion des éléments d'entrée
Il est essentiel de veiller à l'exactitude de la collecte des éléments de paie, car ce processus permet de contrôler l'exactitude globale de la paie. La probabilité de rencontrer des erreurs dans ce processus est relativement élevée, car ces erreurs peuvent résulter de données de paie incorrectes ou incomplètes, qui peuvent facilement échapper aux yeux d'un processeur de paie. Des éléments de paie inexacts peuvent conduire à des problèmes alarmants tels que la fraude salariale et les violations de la conformité locale.
Maintenant que nous avons une vue d'ensemble des difficultés rencontrées dans le domaine de la paie globale en ce qui concerne les pays à longue traîne, examinons les stratégies essentielles qui permettent de les simplifier.
-
Solution de paie globale unifiée
L'intégration de la gestion des ressources humaines de l'entreprise à une solution de paie globale unifiée permet de prendre en charge des opérations dans le monde entier et ouvre la voie à une réduction des coûts de traitement de la paie globale et à un renforcement de la conformité des données. Dans une telle solution, toutes les données relatives à la solution sont acheminées par la plate-forme globale afin de garantir la cohérence. Outre la cohérence, un autre avantage notable d'une solution de paie globale unifiée est l'accessibilité des données. Les informations relatives à la paie étant stockées sur la base d'un format unique et d'une plateforme unique, elles peuvent être consultées partout grâce à des rapports en temps réel. Les organisations auront ainsi une visibilité et une compréhension complètes de leurs opérations de paie globales.
En savoir plus: What is unified multi-country payroll and how it benefits businesses
-
Intégration de l'API
Au niveau de la surface d'une organisation, le rôle de la paie est de rémunérer les employés en termes de salaire. Mais en plus du salaire, la paie joue également un rôle dans l'expérience globale de l'employé (expérience de l'employé - EX). L'expérience de l'employé est fortement influencée par des facteurs tels que la période de cut-off de la paie et l'exactitude des fiches de paie. Ces facteurs, à leur tour, dépendent de la circulation fluide des données entre divers systèmes disparates.
Les organisations peuvent gérer les données des employés, du recrutement au départ à la retraite, grâce à des flux de données transparents obtenus par des intégrations API. Les entreprises tournées vers l'avenir s'appuient sur l'intelligence artificielle pour automatiser le processus de saisie qui permet aux données de circuler dans la plateforme de paie et d'être validées intelligemment par l'intelligence artificielle, produisant ainsi des résultats impeccables. L'ensemble de ce cadre est soutenu par une application unique qui offre aux employés une expérience transparente et une visibilité complète sur leurs données de paie.
-
La stratégie de « fournisseur unique »
Un fournisseur unique peut offrir un service de paie complet qui peut aider les entreprises globales à éviter d'investir énormément dans la gestion d'un réseau complexe de fournisseurs. Le modèle de fournisseur unique garantit un processus de paie rationalisé et normalisé et une expérience positive pour les employés dans la longue traîne d'une organisation.
-
Approche globale vs approche locale
|
Approche globale
|
approche locale
|
|
Une base de données RH unique couvrant l'ensemble des employés à l'échelle globale sera parfaitement adaptée à la paie globale, puisqu'il s'agit d'une source centralisée et globale de données d' éléments de la paie.
|
Une approche locale est plus appropriée pour les organisations qui s'appuient sur plusieurs sources de données RH et sur des rapports manuels. Les opérations de paie dans les organisations dont les sources de données sont contradictoires, comme les données financières sur les salaires qui ne sont pas rapprochées des données de paie, fonctionneront mieux avec une approche locale.
|
Maintenant, imaginez une solution qui gère à la fois les besoins de paie globale et locale. C'est là que l'approche ‘glocal’ entre en jeu. L'intégration des capacités du marché global et local dans la paie globale donne un avantage stratégique aux entreprises, car elles acquièrent simultanément des connaissances locales et comprennent les législations des pays à longue traîne. Un prestataire de services de paie externalisée veillera à ce que les entreprises choisissent la bonne approche en équilibrant la paie globale et locale, ce qui la rendra totalement ‘glocal’
-
Évaluer les forces et les faiblesses des projets globaux
Les organisations qui font preuve d'un engagement avéré en faveur d'une centralisation accrue verront la gestion des salaires facilitée dans tous leurs pays d'origine. Le traitement international de la paie sera un objectif réalisable s'il existe un historique de mise en œuvre de projets mondiaux réussis. Avant que les responsables des ressources humaines n'entament les discussions de leur conseil d'administration sur les stratégies de gestion internationale de la paie, il est essentiel d'évaluer les forces et les faiblesses de ces projets internationaux.
-
Gérer la conformité globale
Une entreprise doit comprendre et posséder une connaissance approfondie des lois, règles, règlements et politiques en vigueur dans les pays où elle opère et dans ceux où elle se développe. La Global compliance est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises confient la gestion de leur paie à un fournisseur unique. Les experts en conformité pourront ainsi suivre l'évolution dynamique des politiques et tenir à jour une bibliothèque de conformité des lois et des règlements statutaires qui affectent le secteur global de la paie.
En savoir plus: 4 Best Practices to Simplify Country-Specific Compliance Administration in Global Payroll
-
Amélioration de l'expérience des employés
L'intégration d'une conception UI/UX bien définie dans l'ESS aura un impact considérable sur l'expérience globale des employés. Une interface de solution attrayante pour l'utilisateur aidera les employés à naviguer eux-mêmes sans inconvénient. Un predictive helpdesk doté de capacités multilingues fournit aux employés les informations relatives à la paie et aux impôts dans une langue qu'ils comprennent. Les organisations progressistes utilisent des simulateurs de déclaration d'impôts pour une meilleure planification et la mobilité des informations sur les salaires.
Les opérations globales de paie d'une organisation dans ses pays de longue traîne seront stables, à condition qu'elle dispose d'une solution de paie précise et suffisamment souple pour l'aider à répondre aux conditions de marché et aux exigences légales changeantes et difficiles. En fin de compte, une telle solution soutiendra la croissance globale de l'organisation.
Cet article a été créé à partir d'un webinaire exclusif de Neeyamo. Vous pouvez le regarder ici here..
La solution globale de gestion de la paie de Neeyamo est un puissant mélange de technologie et d'excellence du service, conçu sur mesure pour répondre aux besoins de chaque client. Pour en savoir plus, envoyez-nous un mail.
