"الشفافية والامتثال للقانون عاملان لمزيد من التطوير" - كريستيان وولف
يُنظر إلى العديد من المنظمات التي تغامر بدخول مناطق جغرافية جديدة بقصد إيجاد أسواق جديدة. أدى هذا التوسع إلى اضطرار المنظمات إلى إعادة النظر في عملية كشوف المرتبات العالمية الحالية. من أهم العوامل التي يجب على المنظمات أن تأخذها في الاعتبار التأكد من بقائها متوافقة مع السياسات واللوائح الداخلية في جميع البلدان التي تعمل فيها.
مع تحول المزيد والمزيد من الشركات إلى العالمية ، تتضاعف العديد من القواعد واللوائح مع كل بلد جديد للعمليات ويصبح ضمان الامتثال أكثر صعوبة وأصعب. غالبًا ما يُنظر إلى الجهل بالتغييرات في القوانين المحلية مع التوثيق غير المتسق وغير الكافي لسياسات وإجراءات الامتثال كمزالق في الامتثال العالمي لقوائم الرواتب.
لتبسيط إدارة الامتثال العالمي لقوائم الرواتب ، يجب على الشركات مراعاة أفضل الممارسات الأربعة التالية
- تخزين ومراجعة البيانات:
يجب مراجعة السياسات والإجراءات وتحديثها على أساس منتظم. في بعض الأحيان يكون من الأفضل عرض الشبكة على نطاق أوسع في مراجعة داخل إحدى المؤسسات للتأكد من تغطية جميع مجالات الامتثال.
توجد في المؤسسة أنواع مختلفة من البيانات / المعلومات المخزنة وللحفاظ على امتثالها ، من الضروري تخزين نوع معين من المعلومات ذات الصلة بالامتثال لفترة زمنية محددة ، مثل أربع سنوات لجميع مساهمات التأمين الفيدرالية معلومات عن قانون (FICA) وقانون ضريبة البطالة الفيدرالي (FUTA). هناك تقارير أخرى يجب تقديمها في وقت محدد مسبقًا من العام مع الوكالات الحكومية المعنية لإثبات الامتثال. يمكن لصاحب العمل الاستفادة من نظام معلومات الموارد البشرية لإعلام المديرين عندما يحين موعد هذه التقارير ، وهذا سيساعدهم على ضمان إرسال التقارير في الوقت المحدد مع جميع المعلومات المطلوبة.
- التنسيق الاستباقي مع المسؤولين المحليين والإدارات الداخلية:
يمكن أن تكون قضايا عدم الامتثال في كشوف المرتبات مؤشرات للحكومات المحلية ، وأن المنظمة قد تكون غير ممتثلة في مجالات أخرى من العمل وهذا قد يؤدي إلى مزيد من التدقيق غير المرغوب فيه. يمكن أن يساعد العمل الاستباقي مع المسؤولين المحليين الخاضعين للمراجعة في الحفاظ على سمعة الشركة المؤسسية ، ويؤدي إلى مزيد من التساهل مع السلطات وقد يقلل أيضًا من العقوبات المحتملة التي يمكن تقييمها. إنها ممارسة جيدة لزيادة نطاق اجتماعات سياسة الامتثال لتشمل المزيد من اللاعبين في منظمة تضم أعضاء من الموارد البشرية والشؤون المالية والضرائب والتعويضات الفوائد والفرق القانونية.
- استخدام نظام الامتثال العالمي الذكي والبسيط:
يمكن أن يصبح تنفيذ أي برنامج عمل مستهلكًا للوقت ومعقدًا ، كما أن إنشاء نظام كشوف مرتبات عالمي ليس استثناءً! يجب أن يزود حل كشوف المرتبات العالمي الشامل الذي تم إنشاؤه بهدف معالجة تعقيدات كشوف المرتبات العالمية المستخدم بأدوات لا تدعم فقط عملية كشوف المرتبات الأساسية ، بل ترتبط أيضًا بالخدمات الإضافية مثل مساعدة المؤسسة على البقاء ملتزمة بالقوانين المحلية.
تعد عملية الإعداد الجيدة للحل أمرًا ضروريًا للمؤسسات للتعامل مع التغيير بفعالية وتحقيق أقصى قدر من الفوائد وفقًا للالتزامات التي تم التعهد بها قبل التنفيذ. من الضروري أن يكون لديك خطة تنفيذ وجدول زمني ذكي للتنفيذ. يمكن تحقيق الامتثال بطريقة شفافة ، من خلال نهج موحد جيدًا يوفر تتبعًا فعالاً في الوقت الفعلي.
- الاستفادة من الخبرات المحلية والداخلية:
لإدارة متطلبات كشوف المرتبات الإقليمية ، من المهم أن تكون لديك معرفة وخبرة محلية للامتثال لمتطلبات كشوف المرتبات في الولايات القضائية الأجنبية. لكن تأمين الخبرة داخل البلد يتطلب أكثر بكثير من مجرد البحث عبر الإنترنت.
المفتاح لتزويد نظام كشوف المرتبات بالمعرفة المحلية هو العمل مع شريك كشوف المرتبات الذي قام بفحص دقيق للبائعين داخل البلد في بلدان التشغيل.
يوفر مقدمو الخدمات الرائدون الوصول إلى عمليات كشوف المرتبات الموحدة بالإضافة إلى شبكة من الموردين المثبتين في البلد - مما يمكّن الشركة من التمتع بأمان نظام كشوف المرتبات القوي ، أينما تأخذهم أعمالهم.
يمكن لمديري الموارد البشرية الداخليين اتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن العمليات والأنظمة التي يحتاجون إليها للاستفادة من فرص الأعمال العالمية ، من خلال فهم التهديدات القانونية والمحاسبية والإدارية المرتبطة بـ Global Payroll. سيكون مفتاح الامتثال العالمي لكشوف الرواتب هو اختيار مزود كشوف رواتب عالمي يمكنه إظهار معرفة وخبرة شاملة في التعامل مع كشوف المرتبات داخل البلد والامتثال لجميع بلدان العمليات.
يتبع Neeyamo إطار امتثال ثلاثي الهيكل منظم بشكل مبتكر مدعوم من قبل منظمة المعرفة الداخلية والتواجد العالمي الواسع لرصد وإدارة الامتثال العالمي لكشوف الرواتب بشكل فعال. فريق متخصص من خبراء الامتثال يتتبع المنظم بشكل استباقي التغييرات والاحتفاظ بقائمة جرد للقوانين واللوائح القانونية التي ساعدت عملائها على البقاء ملتزمين بغض النظر عن بلد عملياتها.
تم تصميم حل كشوف الرواتب العالمي من Neeyamo لمنح عملائها ميزة مستقبلية لإدارة عمليات كشوف المرتبات العالمية من خلال الابتكار المستمر الذي يمس حياة ليس فقط فريق الرواتب الخاص بالعميل بل يركز أيضًا على تعزيز تجربة كشوف المرتبات للموظفين بشكل عام. تواصل معنا لمزيد من الأفكار.
