"Trasparenza e conformità alle leggi sono fattori di ulteriore sviluppo" - Christian Wolff.
Molte organizzazioni si stanno avventurando in nuove aree geografiche per trovare mercati più esclusivi. Questa espansione ha portato le organizzazioni a dover rivedere il loro attuale processo di payroll globale. Uno dei fattori più critici che le organizzazioni devono tenere in considerazione è quello di assicurarsi di rimanere conformi alle politiche e alle normative nazionali" in tutti i Paesi in cui operano.
Con la globalizzazione di un numero sempre maggiore di aziende, le norme e i regolamenti si moltiplicano per ogni nuovo Paese in cui operano, e garantire la conformità diventa sempre più difficile. L'ignoranza dei cambiamenti delle leggi locali e una documentazione incoerente e inadeguata delle politiche e delle procedure di conformità sono spesso considerate delle insidie nella conformità globale delle retribuzioni.
Per semplificare la gestione della conformità globale delle retribuzioni, le aziende dovrebbero prendere in considerazione le seguenti quattro best practice
1) Archiviazione e revisione dei dati:
Le politiche e le procedure devono essere riviste e aggiornate regolarmente. A volte è meglio allargare la rete in una revisione all'interno dell'organizzazione per garantire che tutte le aree di conformità siano coperte.
All'interno di un'organizzazione, esistono diversi tipi di dati/informazioni archiviati e, per rimanere conformi, alcuni tipi specifici di informazioni pertinenti alla conformità devono essere archiviati per un periodo definito, come ad esempio quattro anni per tutte le informazioni relative al Federal Insurance Contributions Act (FICA) e al Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Altri rapporti devono essere presentati in un periodo prestabilito dell'anno alle rispettive agenzie governative per dimostrare la conformità. Un datore di lavoro può sfruttare un sistema HRIS per notificare ai dirigenti la scadenza di questi rapporti, in modo da garantire che i messaggi vengano inviati in tempo con tutte le informazioni richieste.
2) Coordinamento proattivo con i funzionari locali e i dipartimenti interni:
I problemi di non conformità delle buste paga possono indicare ai governi locali che un'organizzazione potrebbe non essere conforme in altre aree aziendali, il che potrebbe portare a un controllo più approfondito e indesiderato. Collaborare in modo proattivo con i funzionari locali durante le verifiche può aiutare a preservare la reputazione aziendale dell'organizzazione e a ottenere una maggiore indulgenza da parte delle autorità. Può anche ridurre le potenziali sanzioni che possono essere comminate. È una pratica eccellente aumentare l'ambito delle riunioni sulle politiche di conformità per includere un maggior numero di soggetti in un'organizzazione che comprende membri delle risorse umane, della finanza, del fisco, dei compensi/benefici e dei team legali.
3) Utilizzo di un sistema di conformità globale dei salari semplice e intelligente:
L'implementazione di qualsiasi software aziendale può richiedere tempo e complessità, e la creazione di un sistema di buste paga globale non fa eccezione! Una soluzione olistica per le paghe globali creata per affrontare le complessità delle paghe globali dovrebbe fornire all'utente strumenti che supportino il processo principale delle paghe e che siano collegati a servizi ausiliari come l'assistenza all'organizzazione per la conformità alle leggi locali.
Un processo di onboarding ben delineato per la soluzione è essenziale per le organizzazioni per gestire il cambiamento in modo efficace e trarre i massimi benefici per gli impegni presi prima dell'implementazione. È necessario avere un piano di roll-out e una tempistica di implementazione intelligente. La conformità può essere raggiunta in modo trasparente attraverso un approccio ben standardizzato che fornisca un efficace monitoraggio in tempo reale.
4) Sfruttare l'esperienza locale e del Paese:
Per gestire i requisiti regionali in materia di buste paga, è essenziale disporre di conoscenze e competenze locali per conformarsi ai requisiti in materia di buste paga nelle giurisdizioni estere. Ma per assicurarsi le competenze del paese è necessario molto di più di una semplice ricerca online.
La chiave per dotare il sistema di payroll di conoscenze locali è lavorare con un partner di payroll che abbia verificato a fondo i fornitori dei Paesi in cui opera.
I fornitori leader offrono l'accesso a processi di payroll standardizzati e a una rete di fornitori collaudati nel paese, consentendo all'azienda di godere della sicurezza di un sistema di payroll solido ovunque si trovi.
I responsabili interni delle risorse umane possono prendere decisioni più informate sui processi e sui sistemi da utilizzare per le opportunità di business globali, comprendendo i rischi legali, contabili e amministrativi associati al Global Payroll. La chiave per la conformità delle paghe globali è la scelta di un fornitore di paghe globali che dimostri una conoscenza approfondita e un'esperienza nella gestione delle paghe e della conformità in tutti i Paesi in cui opera.
Neeyamo segue un quadro di conformità triangolato e strutturato in modo innovativo, supportato dalla sua organizzazione interna di conoscenze e dalla sua vasta presenza globale, per monitorare e gestire efficacemente la conformità delle paghe globali. Un team dedicato di esperti di conformità segue in modo proattivo i cambiamenti normativi. Neeyamo mantiene un inventario delle leggi e dei regolamenti statutari che hanno aiutato i suoi clienti a mantenere la conformità indipendentemente dal paese in cui operano.
La piattaforma PayNComp di Neeyamo è stata progettata per dare ai suoi clienti un vantaggio futuristico.
