"La transparence et le respect de la loi sont des facteurs de développement futur" - Christian Wolff
Plusieurs organisations s'aventurent dans de nouvelles zones géographiques avec l'intention de trouver de nouveaux marchés. Cette expansion a amené les entreprises à réexaminer leur processus de paie global existant. L'un des facteurs les plus importants que les entreprises doivent garder à l'esprit est de s'assurer qu'elles restent conformes aux politiques et réglementations nationales" dans tous les pays où elles opèrent.
Alors que de plus en plus d'entreprises se mondialisent, plusieurs règles et réglementations se multiplient avec chaque nouveau pays d'opération et assurer la conformité devient de plus en plus difficile. L'ignorance des changements dans les lois locales et la documentation incohérente et inadéquate des politiques et procédures de conformité sont souvent considérées comme des pièges dans la conformité de la paie globale.
Afin de simplifier l'administration de la conformité de la paie globale, les entreprises devraient considérer les quatre meilleures pratiques suivantes
- Stockage et examen des données
Les politiques et procédures doivent être revues et mises à jour régulièrement. Parfois, il est préférable de ratisser plus large lors d'un examen au sein d'une organisation afin de s'assurer que tous les domaines de conformité sont couverts.
Dans une organisation, il existe différents types de données et d'informations stockées et, pour rester conforme, il est nécessaire que certains types spécifiques d'informations pertinentes pour la conformité soient stockés pendant une période définie, par exemple quatre ans pour toutes les informations relatives à la loi fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA) et à la loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA). Il existe d'autres rapports qui doivent être déposés à un moment précis de l'année auprès de leurs agences gouvernementales respectives pour prouver la conformité. Un employeur peut utiliser un HRIS pour informer les managers de l'échéance de ces rapports, ce qui leur permettra de s'assurer que les rapports seront envoyés à temps avec toutes les informations requises.
- Coordination proactive avec les fonctionnaires locaux et les services internes : Les problèmes de non-conformité de la paie peuvent être des indicateurs pour les gouvernements locaux, qu'une organisation peut être non conforme dans d'autres domaines de l'entreprise et cela peut conduire à un examen plus approfondi non souhaité. Une collaboration proactive avec les fonctionnaires locaux en cours d'audit peut contribuer à préserver la réputation de l'entreprise, à obtenir une plus grande clémence de la part des autorités et à réduire les pénalités potentielles qui peuvent être imposées. Il est bon d'élargir la portée des réunions sur la politique de conformité afin d'y inclure davantage d'acteurs de l'organisation, notamment des membres des équipes RH, financières, fiscales, de rémunération/avantages sociaux et juridiques.
- Utilisation d'un système global de conformité de la paie, simple et intelligent :
La mise en œuvre de tout logiciel d'entreprise peut s'avérer longue et complexe, et la mise en place d'un système de paie global ne fait pas exception à la règle ! Une solution de paie globale holistique créée dans le but de résoudre les complexités de la paie globale doit équiper l'utilisateur d'outils qui non seulement prennent en charge le processus de paie principal, mais aussi des services auxiliaires tels que l'aide à l'organisation pour rester conforme aux lois locales.
Un processus d'intégration bien conçu pour la solution est essentiel pour que les entreprises puissent gérer efficacement le changement et tirer le maximum d'avantages conformément aux engagements pris avant la mise en œuvre. Il est essentiel de disposer d'un plan de déploiement et d'un calendrier de mise en œuvre intelligent. La conformité peut être obtenue de manière transparente, grâce à une approche bien standardisée offrant un suivi efficace en temps réel.
- Tirer parti de l'expertise locale, dans le pays:
Pour gérer les exigences régionales en matière de paie, il est important de disposer de connaissances et d'une expertise locales pour se conformer aux exigences en matière de paie dans les juridictions étrangères. Mais s'assurer de l'expertise locale exige bien plus qu'une simple recherche en ligne.
La clé pour doter le système de paie d'une connaissance locale est de travailler avec un partenaire de paie qui a vérifié de manière approfondie les fournisseurs dans les pays d'opération.
Les principaux fournisseurs offrent l'accès à des processus de paie standardisés ainsi qu'à un réseau de fournisseurs locaux éprouvés, ce qui permet à l'entreprise de bénéficier de la sécurité d'un système de paie robuste, où que l'on se trouve.
Les responsables RH internes peuvent prendre des décisions plus éclairées sur les processus et les systèmes qu'ils doivent utiliser pour saisir les opportunités commerciales internationales, en comprenant les menaces juridiques, comptables et administratives associées à la paie internationale. La clé de la conformité de la paie internationale est de choisir un fournisseur de paie internationale qui peut faire preuve d'une connaissance approfondie et d'une expérience de la gestion de la paie et de la conformité dans tous les pays où il opère.
Neeyamo suit un cadre de conformité triangulaire structuré de manière innovante, soutenu par son organisation interne de connaissances et sa vaste présence globale pour contrôler et gérer efficacement la conformité des salaires au niveau mondial. Une équipe dédiée d'experts en conformité suit de manière proactive les changements réglementaires et maintient un inventaire des lois et des règlements statutaires qui ont aidé ses clients à rester conformes, quel que soit le pays où ils opèrent.
La solution de paie globale de Neeyamo est conçue pour donner à ses clients un avantage futuriste dans la gestion de leurs opérations de paie globale grâce à une innovation constante qui touche la vie non seulement de l'équipe de paie de ses clients, mais se concentre également sur l'amélioration de l'expérience de la paie des employés au sens large. Contactez-nous pour en savoir plus.
