Y si le decimos que siempre hay un ingrediente secreto para una comida perfecta? Lo mismo que la sal es para la comida, los insumos lo son para el procesamiento de las nóminas. Al igual que una cantidad incorrecta de sal puede estropear el plato, los datos inexactos al principio del proceso de cálculo de nóminas pueden poner en peligro la calidad del cálculo "bruto-neto".
El procesamiento de las nóminas ha avanzado mucho. Normalmente, cualquier ciclo de nóminas consta de tres capas principales: entrada, procesamiento y salida. Aunque se han producido avances notables en las capas de procesamiento y salida, la capa de entrada se sigue gestionando de forma rudimentaria. Tanto si gestiona las nóminas internamente como si lo hace a través de proveedores de nóminas, el más mínimo error de datos puede arruinar todo el proceso de nóminas y poner en juego su credibilidad..
En el ámbito global, donde las fronteras rara vez existen para las empresas, las organizaciones pueden encontrar complejidades en la gestión de los datos dispersos en múltiples sistemas, incluyendo HRIS, Tiempo y Asistencia y Gestión de Absentismo. Además de estas complejidades, los formatos no estándar de almacenamiento y mantenimiento de datos aumentarán las posibilidades de inexactitudes en el procesamiento de las nóminas. Para evitar los errores de cálculo en las nóminas, es claramente necesario contar con una capa de entrada de datos precisa. ¿Cómo podemos garantizar la calidad de los datos de RRHH que se introducen en el motor de nóminas?
Esta es la receta secreta para una capa de entrada precisa:
1. Automatización de la recogida de datos de entrada
Las organizaciones con un gran número de empleados se enfrentan al reto primordial de la consolidación de datos procedentes de múltiples sistemas. Desde las ejecuciones suplementarias hasta las tasas de absentismo de los empleados, pasando por la información básica de los empleados procedente del sistema de gestión de recursos humanos, la función tradicional de la nómina ha sido predominantemente en papel y dirigida por personas. Recoger estos datos y proporcionarlos al equipo de nóminas interno o al socio de nóminas es una tarea laboriosa. Hoy en día, las principales soluciones globales de nóminas ofrecen soluciones automatizadas que garantizan la perfecta integración de su sistema de registros para evitar errores o la duplicación de entradas. Además, estas soluciones garantizan un fácil flujo de datos. Al automatizar el proceso, el sistema de nóminas no requerirá un toque manual a los archivos de datos antes de incluirlos en el cálculo de "bruto a neto.
2. Elegir la prevención en lugar de la reacción
La validación de los datos puede ayudar al equipo de nóminas a detectar y corregir errores incluso antes de que se produzcan. El proceso incluye segregar y definir claramente las funciones y responsabilidades del elaborador, los verificadores y el revisor para conseguir que los datos se validen a tiempo. Con la llegada de la IA y la robótica a la tecnología de RRHH, los proveedores de nóminas actuales son capaces de crear robots de validación que reducen aún más la intervención manual en el proceso de validación y garantizan la máxima precisión.
3. Informes y análisis de datos
Con los sistemas de nóminas convencionales, los informes de nóminas sólo se proporcionan después de procesar la nómina. No hay muchos proveedores de servicios de nóminas que puedan proporcionarle un análisis de las entradas recibidas para procesar la nómina de sus empleados. Imagínese obtener un informe periódico de las entradas y un análisis basado en el factor del componente de la nómina o en los datos individuales del empleado. Esto es posible con un software de nóminas moderno. El análisis de estos informes puede ayudar a entender en qué se ha equivocado y cómo puede eliminar las posibilidades futuras de estos errores.
4. Utilizar eficazmente el "autoservicio"
El uso de sistemas eficaces de autoservicio de los gestores garantizará la comunicación oportuna de la información sobre el ciclo de vida de los empleados en tiempo real, lo que incluirá la introducción de datos sobre la separación/renuncia de los empleados, las ausencias, la gestión de la asistencia, etc. Los extractos de este sistema podrían utilizarse como una fuente fiable de información sobre las nóminas y contribuirían a aumentar la precisión de las mismas.
5. Nómina global en un sistema unificado
La introducción de datos coherentes y precisos sigue siendo un reto para las organizaciones que utilizan sistemas heredados y modelos de nómina fragmentados. De hecho, estos sistemas de nómina heredados desconectados son la principal razón por la que las organizaciones no pueden aprovechar los grandes datos al máximo. Los sistemas de gestión de nóminas globales unificados como Neeyamo Pay dan a las organizaciones la ventaja de estandarizar y cotejar los datos de varias ubicaciones proporcionando una única fuente de verdad para la información de nóminas. Tales plataformas permiten validaciones de varios niveles para garantizar la exactitud de los datos y la prontitud.
6. Cumplimiento de las normas específicas del estado y del país
El cumplimiento y la precisión de las nóminas van de la mano. Cuando su proceso de nóminas está respaldado por un marco de cumplimiento proactivo, las posibilidades de que sus datos de origen sean precisos se disparan; en última instancia, la precisión de las nóminas se vuelve plausible. Por ejemplo, si se garantiza el seguimiento de los cambios estatutarios, se asegurará a su vez que no haya variaciones en las nóminas mes a mes.
La exactitud y la puntualidad de las entradas de nóminas son uno de los mayores retos a los que se enfrenta la prestación y el procesamiento de los servicios de nóminas. Una gestión incorrecta de los datos de origen conducirá a cálculos incorrectos de "origen a bruto", lo que a su vez conducirá a cálculos incorrectos de "bruto a neto". Por lo tanto, es inevitable asegurar la calidad de los datos de origen para lograr la precisión de la nómina. Con ese ingrediente secreto añadido, su nómina global se convertirá en una deliciosa comida.
