Et si nous vous disions qu'il y a toujours un ingrédient secret pour un repas parfait ? Comme le sel l'est pour les aliments, les éléments sont pour le traitement de la paie ! Comme une mauvaise quantité de sel peut gâcher votre plat, des éléments inexacts au tout début de votre processus de paie peuvent compromettre la qualité du calcul "brut à net".
Le traitement de la paie a parcouru un long chemin. En général, tout cycle de paie se compose de trois couches principales : les éléments d'entrée, le traitement et les éléments de sortie. Si des progrès remarquables ont été réalisés dans les couches de traitement et de sortie, la couche d'entrée est encore gérée de manière rudimentaire. Que vous gériez la paie en interne ou par l'intermédiaire de prestataires de services de paie, la moindre erreur de données peut ruiner l'ensemble de votre processus de paie et mettre votre crédibilité en jeu.
Dans l'arène mondiale, où les frontières existent rarement pour les entreprises, les organisations peuvent se heurter à la complexité de la gestion des données dispersées dans de multiples systèmes, y compris le SIRH, la gestion des temps et des présences et la gestion des absences. En plus de ces complexités, les formats non standard de stockage et de maintenance des données augmentent les possibilités d'inexactitudes dans le traitement des salaires. Afin d'éviter les erreurs de calcul dans la paie, il est clairement nécessaire de disposer d'une couche d'entrée de données précise. Comment garantir la qualité des données RH qui alimentent le moteur de paie ?
Voici la recette secrète pour une couche d'entrée précise :
1. Automatisation de la collecte des éléments d'entrée
Les organisations comptant un grand nombre d'employés sont confrontées à un défi de taille : consolider les données provenant de systèmes multiples. Qu'il s'agisse de séries supplémentaires, de taux d'absentéisme des employés ou d'informations de base sur les employés provenant du HRIS, la fonction traditionnelle de la paie est essentiellement basée sur le papier et dirigée par des personnes. Collecter ces données et les fournir à l'équipe de paie interne ou au partenaire de paie est une tâche laborieuse. Aujourd'hui, les principales solutions de paie mondiales offrent des solutions automatisées qui garantissent l'intégration transparente de votre système d'enregistrement afin d'éviter les erreurs ou la duplication des entrées. En outre, ces solutions assurent un flux de données facile. En automatisant le processus, le système de paie n'aura pas besoin de retoucher manuellement les fichiers de données avant de les inclure dans le calcul "brut à net".
2. Choisir la prévention plutôt que la réaction
La validation des données peut aider l'équipe chargée de la paie à détecter et à corriger les erreurs avant même qu'elles ne se produisent. Le processus comprend une séparation et une définition claires des rôles et des responsabilités du fabricant, des vérificateurs et du réviseur pour que les données soient validées en temps voulu. Avec l'avènement de l'IA et de la robotique dans la technologie des RH, les fournisseurs de paie d'aujourd'hui sont capables de créer des robots de validation qui réduisent davantage l'intervention manuelle dans le processus de validation et garantissent une précision maximale..
3. Rapports et analyse des données
Avec les systèmes de paie conventionnels, les rapports de paie ne sont fournis qu'après le traitement de la paie. Il n'y a pas beaucoup de fournisseurs de services de paie qui peuvent vous fournir une analyse des éléments reçus pour traiter la paie de vos employés. Imaginez obtenir un rapport périodique sur les éléments entrés et une analyse basée sur le facteur de la composante de la paie ou sur les données individuelles de l'employé. C'est possible avec un logiciel de paie moderne. Le découpage de ces rapports peut vous aider à comprendre où vous vous êtes trompé et comment vous pouvez éliminer les possibilités d'erreurs à l'avenir..
4. Utiliser efficacement le "libre-service"
L'utilisation de systèmes efficaces de libre-service pour les gestionnaires assurera la communication en temps utile et en temps réel des informations sur le cycle de vie des employés, notamment les données relatives à la séparation ou à la démission des employés, aux absences, à la gestion des présences, etc. Les extraits de ce système peuvent être utilisés comme une source d'entrée fiable pour la paie et contribueront à améliorer la précision de la paie.
5. Paie globale sur un système unifié
Les entrées de données cohérentes et précises restent un défi pour les organisations qui utilisent des systèmes hérités et des modèles de paie fragmentés. En fait, ces anciens systèmes de paie déconnectés sont la principale raison pour laquelle les entreprises ne peuvent pas exploiter pleinement le Big Data. Les systèmes mondiaux unifiés de gestion de la paie, tels que Neeyamo Pay, donnent aux entreprises l'avantage de normaliser et de rassembler les données provenant de différents sites, fournissant ainsi une source unique de vérité pour les informations relatives à la paie. Ces plateformes permettent des validations à plusieurs niveaux pour garantir l'exactitude et la rapidité des données.
6. Respecter les règles spécifiques à chaque État et pays
Compliance and payroll accuracy go hand-in-hand. When your payroll process is backed Grâce à un cadre de conformité proactif, les chances que vos données sources soient exactes sont élevées ; en définitive, l'exactitude de la paie devient plausible. Par exemple, en veillant à ce que les modifications statutaires soient suivies, on s'assure qu'il n'y a pas de variations de la paie d'un mois à l'autre.
La précision et la synchronisation des éléments de paie sont l'un des plus grands défis à relever dans la prestation et le traitement des services de paie. Une gestion incorrecte des données sources entraînera des calculs incorrects de la source au brut, ce qui entraînera à son tour des calculs incorrects du brut au net. Il devient donc inévitable d'assurer la qualité des données sources pour obtenir la précision de la paie. Avec l'ajout de cet ingrédient secret, votre paie globale deviendra un repas succulent !
