E se vi dicessimo che c'è sempre un ingrediente segreto per un pasto perfetto? Come il sale è per il cibo, gli input sono per l'elaborazione delle buste paga! Così come una quantità sbagliata di sale può rovinare il piatto, dati imprecisi all'inizio del processo di elaborazione delle buste paga possono compromettere la qualità del calcolo "dal lordo al netto".
L'elaborazione delle buste paga ha fatto molta strada. In genere, un ciclo di paghe è composto da tre livelli principali: input, elaborazione e output. Mentre i livelli di elaborazione e di output sono stati notevolmente migliorati, il livello di input è ancora gestito in modo rudimentale. Sia che si gestiscano le buste paga internamente o tramite fornitori, anche il più piccolo errore nei dati può rovinare l'intero processo di elaborazione delle buste paga e mettere a rischio la vostra credibilità.
Nell'arena globale, dove i confini esistono raramente per le aziende, le organizzazioni possono incontrare la complessità di gestire i dati sparsi in più sistemi, tra cui HRIS, Gestione presenze e assenze. Oltre a queste complessità, formati non standard di archiviazione e conservazione dei dati aumentano la possibilità di imprecisioni nell'elaborazione delle buste paga. Per evitare errori di calcolo nelle buste paga, è chiaramente necessario disporre di un livello di input dei dati accurato. Come possiamo garantire la qualità dei dati HR che confluiscono nel motore di payroll?
Ecco la ricetta segreta per un livello di input accurato:
1. Automatizzare la raccolta dei dati di input
Le organizzazioni con un numero elevato di dipendenti si trovano ad affrontare la sfida fondamentale del consolidamento dei dati provenienti da più sistemi. Dai dati supplementari ai tassi di assenteismo dei dipendenti, fino alle informazioni di base sui dipendenti provenienti dal sistema HRIS, la funzione di payroll tradizionale è stata prevalentemente cartacea e gestita dall'uomo. Raccogliere questi dati e fornirli al team di payroll interno o a un partner per le paghe è un compito laborioso. Oggi le principali soluzioni globali per le buste paga offrono soluzioni automatizzate che assicurano la perfetta integrazione del vostro sistema di registri per evitare errori o duplicazioni di input. Inoltre, queste soluzioni garantiscono un facile flusso di dati. Automatizzando il processo, il sistema di payroll non richiederà un tocco manuale ai file di dati prima di includerli nel calcolo "dal lordo al netto".
2. Scegliere la prevenzione piuttosto che la reazione
La convalida dei dati può aiutare il team paghe a individuare e correggere gli errori prima ancora che si verifichino. Il processo include una chiara segregazione e definizione dei ruoli e delle responsabilità di chi crea, controlla e rivede i dati per ottenere una convalida tempestiva. Con l'avvento dell'intelligenza artificiale e della robotica nella tecnologia delle risorse umane, i fornitori di buste paga di oggi sono in grado di creare bot di convalida che riducono ulteriormente l'intervento manuale nel processo di convalida e garantiscono la massima precisione.
3. Reporting e analisi dei dati
Con i sistemi di buste paga tradizionali, i rapporti sulle retribuzioni vengono forniti solo dopo l'elaborazione delle buste paga. Non sono molti i fornitori di servizi di payroll in grado di fornire un'analisi degli input ricevuti per elaborare le buste paga dei dipendenti. Immaginate di ricevere un rapporto periodico sugli input e un'analisi basata sul fattore di retribuzione o sui dati del singolo dipendente. Questo è possibile con un moderno software per le buste paga. La suddivisione di questi report può aiutare a capire dove si è sbagliato e come eliminare le possibilità di errori futuri.
4. Utilizzare efficacemente il "self-service
L'utilizzo di sistemi self-service efficaci per i manager garantirà la comunicazione tempestiva delle informazioni sul ciclo di vita dei dipendenti in tempo reale, tra cui l'inserimento di dati relativi a separazioni/dimissioni, assenze, gestione delle presenze, ecc. Gli estratti da questo sistema possono essere utilizzati come fonte affidabile di input per le buste paga e contribuiranno ulteriormente ad aumentare l'accuratezza delle buste paga.
5. Paghe globali su un sistema unificato
L'inserimento di dati coerenti e accurati rimane una sfida per le organizzazioni che utilizzano sistemi legacy e modelli di buste paga frammentati. In effetti, questi sistemi di payroll legacy disconnessi sono la ragione principale per cui le organizzazioni non possono sfruttare al massimo i big data. I sistemi unificati di gestione delle paghe a livello globale, come Neeyamo Pay, offrono alle organizzazioni il vantaggio di standardizzare e riunire i dati provenienti da varie sedi, fornendo un'unica fonte di verità per le informazioni sulle paghe. Tali piattaforme consentono convalide a più livelli per garantire l'accuratezza e la tempestività dei dati.
6. Rispetto della conformità specifica per Stato e Paese
Conformità e accuratezza delle buste paga vanno di pari passo. Quando il processo di elaborazione delle buste paga è supportato da un quadro di conformità proattivo, le possibilità che i dati di partenza siano accurati aumentano notevolmente; in definitiva, l'accuratezza delle buste paga diventa plausibile. Ad esempio, il monitoraggio delle modifiche statutarie garantirà a sua volta l'assenza di variazioni nelle buste paga da un mese all'altro.
L'accuratezza e la tempistica degli input delle buste paga sono una delle maggiori sfide che si incontrano nell'erogazione e nell'elaborazione dei servizi retributivi. Una gestione errata dei dati di origine porta a calcoli errati "dalla fonte al lordo", che a loro volta portano a calcoli errati "dal lordo al netto". Di conseguenza, diventa inevitabile assicurare la qualità dei dati di origine per ottenere l'accuratezza delle buste paga. Con l'aggiunta di questo ingrediente segreto, il vostro libro paga globale diventerà un pasto delizioso!
