Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es immer eine geheime Zutat für eine perfekte Mahlzeit gibt? Wie Salz für Lebensmittel ist, sind Inputs für die Lohn- und Gehaltsabrechnung! Da die falsche Menge Salz Ihr Gericht verderben kann, können ungenaue Daten zu Beginn Ihres Gehaltsabrechnungsprozesses die Qualität der "Brutto-netto" -Berechnung gefährden.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat einen langen Weg zurückgelegt. In der Regel besteht jeder Abrechnungszyklus aus drei Hauptebenen - Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe. Während es bemerkenswerte Fortschritte in den Verarbeitungs- und Ausgabeschichten gibt, wird die Eingabeschicht immer noch rudimentär verwaltet. Unabhängig davon, ob Sie die Gehaltsabrechnung intern oder über Gehaltsabrechnungsanbieter verwalten, kann selbst der kleinste Datenfehler Ihren gesamten Gehaltsabrechnungsprozess ruinieren und Ihre Glaubwürdigkeit aufs Spiel setzen.
In der globalen Arena, in der es für Unternehmen selten Grenzen gibt, können Unternehmen auf komplexitätsmäßige Datenverwaltung stoßen, die über mehrere Systeme verstreut sind, einschließlich HRIS, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Zusätzlich zu dieser Komplexität erhöhen nicht standardmäßige Formate zum Speichern und Verwalten von Daten die Möglichkeiten von Ungenauigkeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Um Fehlkalkulationen in der Gehaltsabrechnung zu vermeiden, ist es eindeutig notwendig, eine genaue Dateneingabeschicht zu haben. Wie können wir die Qualität der HR-Daten sicherstellen, die in die Gehaltsabrechnungsmaschine einfließen?
Hier ist das Geheimrezept für eine genaue Eingabeschicht:
1. Automatisierung der Erfassung von Eingabedaten
Unternehmen mit weit verbreiteten Mitarbeitern stehen vor der größten Herausforderung der Datenkonsolidierung aus mehreren Systemen. Von zusätzlichen Läufen über Abwesenheitsraten von Mitarbeitern bis hin zu grundlegenden Mitarbeiterinformationen aus dem HRIS war die traditionelle Gehaltsabrechnungsfunktion überwiegend papiergebunden und von Menschen geleitet. Diese Daten zu sammeln und dem internen Lohnliste-Team oder Lohnliste-Partner zur Verfügung zu stellen, ist eine mühsame Aufgabe. Die führenden globalen Gehaltsabrechnungslösungen von heute bieten automatisierte Lösungen, die sicherstellen, dass Ihr Aufzeichnungssystem nahtlos integriert ist, um Fehler oder doppelte Eingaben zu vermeiden. Darüber hinaus sorgen diese Lösungen für einen einfachen Datenfluss. Durch die Automatisierung des Prozesses erfordert das Gehaltsabrechnungssystem keine manuelle Berührung der Datendateien, bevor sie in die Brutto-Netto-Berechnung einbezogen werden.
2. Die Wahl der Prävention über die Reaktion
Die Validierung der Daten kann dem Abrechnungsteam helfen, Fehler zu erkennen und zu beheben, noch bevor sie auftreten. Der Prozess umfasst eine klare Trennung und Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten des Herstellers, der Prüfer und des Prüfers, um Daten zeitnah validieren zu lassen. Mit dem Aufkommen von KI und Robotik in der HR-Technologie sind die heutigen Gehaltsabrechnungsanbieter in der Lage, Validierungsbots zu entwickeln, die manuellen Eingriffe in den Validierungsprozess weiter reduzieren und maximale Genauigkeit gewährleisten.
3. Reporting und Analyse von Daten
Bei herkömmlichen Abrechnungssystemen werden Abrechnungsberichte erst nach der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung bereitgestellt. Es gibt nicht viele Gehaltsabrechnungsdienstleister, die Ihnen eine Analyse der Eingaben liefern können, die Sie zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter erhalten haben. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen regelmäßigen Eingabebericht und eine Analyse basierend auf dem Lohnbestandteilfaktor oder den Daten einzelner Mitarbeiter. Dies ist mit einer modernen Gehaltsabrechnungssoftware möglich. Das Schneiden und Würfeln dieser Berichte kann helfen zu verstehen, wo Sie falsch gelaufen sind und wie Sie zukünftige Möglichkeiten dieser Fehler beseitigen können.
4. Effektiver Einsatz von "Selb-Service"
Die Verwendung effektiver Manager-Selb-Service-Systeme stellt die zeitnahe Kommunikation von Informationen zum Lebenszyklus der Mitarbeiter in Echtzeit sicher - Dazu gehören Dateneingaben in Bezug auf Mitarbeitertrennung / -kündigung, Abwesenheit, Anwesenheitsmanagement usw. Auszüge aus diesem System könnten als zuverlässige Quelle für die Gehaltsabrechnung verwendet werden und werden dazu beitragen, die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung weiter zu erhöhen.
5. Globale Gehaltsabrechnung auf einem einheitlichen System
Konsistente und genaue Dateneingaben bleiben eine Herausforderung für Unternehmen, die Legacy-Systeme und fragmentierte Gehaltsabrechnungsmodelle verwenden. Tatsächlich sind diese getrennten Legacy-Gehaltsabrechnungssysteme der Hauptgrund, warum Unternehmen Big Data nicht voll ausschöpfen können. Einheitliche globale Gehaltsabrechnungsmanagementsysteme wie Neeyamo Pay geben Unternehmen den Vorteil, Daten von verschiedenen Standorten zu standardisieren und zusammenzustellen, um eine einzige Quelle der Wahrheit für die Gehaltsabrechnungsinformationen bereitzustellen. Solche Plattformen ermöglichen mehrstufige Validierungen, um Datengenauigkeit und Schnelligkeit zu gewährleisten.
6. Einhaltung der länder- und länderspezifischen Compliance
Compliance und Gehaltsabrechnungsgenauigkeit gehen Hand in Hand. Wenn Ihr Gehaltsabrechnungsprozess durch ein proaktiv konformes Framework unterstützt wird, steigen die Chancen, dass Ihre Quelldaten genau sind; Letztendlich wird die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung plausibel. Wenn Sie beispielsweise sicherstellen, dass die gesetzlichen Änderungen überwacht werden, wird wiederum sichergestellt, dass es keine Gehaltsabrechnungsänderungen von Monat zu Monat gibt.
Genauigkeit und Timing der Gehaltsabrechnungseingaben sind eine der größten Herausforderungen bei der Bereitstellung und Verarbeitung von Gehaltsabrechnungsdiensten. Eine falsche Verwaltung von Quelldaten führt wiederum zu falschen "Quelle-zu-Brutto"-Berechnungen, was wiederum zu falschen "Brutto-netto"-Berechnungen führt. Daher wird es unvermeidlich, die Qualität der Quelldaten sicherzustellen, um die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung zu erreichen. Mit dieser geheimen Zutat wird Ihre globale Gehaltsliste zu einer leckeren Mahlzeit!
